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DiMarEx Leitfaden für Aussteller

28.09.2020  –  02.10.2020

RUNDUM SORGLOS MIT DEM DiMarEx LEITFADEN!

Der nachfolgende Leitfaden soll Sie bei der organisatorischen Vorbereitung Ihres DiMarEx Auftritts unterstützen. 

GENERALPROBE FÜR REFERENTEN

Ein MUß für Referenten der DiMarEx Webkonferenz!

Im Leitfaden finden Sie den Link zum Google doc. mit den Terminen der Generalprobe. Bitte tragen Sie sich bei einem der Termine ein (bitte nur Referenten).

NOCH FRAGEN?

… einfach anrufen! Tel. 06151-8002181 oder per Email an dimarex@expo-ip.com.

VOR DER DIMAREX

(Zum Öffnen, bitte jeweiligen Balken anklicken)

SCHRITT 1: Am besten gleich! XING Gruppe „Online Event“ beitreten

Werden Sie Gruppenmitglied der XING Gruppe „Online Events & Online Marketing“ (derzeit über 51.000 Mitglieder) und veröffentlichen Sie Interessantes zum Thema im Forum “DiMarEx”. Befolgen Sie bitte dabei die Gruppenregeln (keine Eigenwerbung, gerne aber Termine einstellen von Webinaren, die Sie veranstalten). Laden Sie Ihre Kunden und XING Kontakte in die Gruppe ein. In dieser Gruppe wird stets Aktuelles zur DiMarEx gepostet.
Hier geht’s zur XING Gruppe

 

⇒ Ihr ToDo

SCHRITT 2: Das A und O für Ihren Messestand und Vortrag: Das Aussteller Infoblatt

Für unsere Werbemaßnahmen und für die WebKonferenz Agenda benötigen wir sobald als möglich neben Ihrem hochauflösenden Firmenlogo auch einige Infos zum Unternehmen, zu Ihrem geplanten Vortrag sowie zum Referent/in. Hierfür haben wir ein Online-Formular „Aussteller Infoblatt“ für Sie erstellt. Den Link zu Ihrem persönlichen Formular erhalten Sie umgehend nach Auftragsbestätigung.

⇒ Ihr ToDo

  • Bitte füllen Sie alle roten Felder des Online-Formulars so bald als möglich vollständig aus (der Link dazu wurde Ihnen zugeschickt).
  • Senden Sie uns eine Nachricht an „dimarex@expo-ip.com“ sobald das Formular fertig ausgefüllt und für uns abrufbereit ist.
SCHRITT 3: Generalprobe für alle Referenten der DiMarEx WebKonferenz

Das Highlight der DiMarEx: Ihr Vortrag in der WebKonferenz

Damit dabei auch alles glatt läuft, ist Ihre Teilnahme an Ihrer Generalprobe richtig wichtig. Diese wird ca. 15 bis 30 Min. Ihrer Zeit in Anspruch nehmen.

Die Generalprobe ist ein Pflicht-Termin für alle Referenten, die auf der DiMarEx Webkonferenz-Bühne live präsentieren möchten! Neben der Qualitätskontrolle in Sachen Technik werden Ablauf und Orga der Webkonferenz mit jedem Referenten/in sowie die Handhabung der Rückfragen besprochen.

 

⇒ Ihr ToDo

SCHRITT 4: Ihr virtueller Messestand - Design und Befüllung

Design Ihres virtuellen Messestands

Ihr virtueller Messestand besteht aus einer (Hintergrund)Grafik mit den Maßen: Breite: 3000 px – Höhe: 1136 px. Für die individuelle Gestaltung der Grafik in Eigenregie stellen wir Ihnen einige Templates (blanko Vorlagen) zu Verfügung, die Sie weiter unten in diesem Leitfaden herunterladen können (grüne Balken). Um auf der virtuellen Messe eine einheitliche Optik zu schaffen, soll jeder Messestand vor einem DiMarEx- Hallenhintergrund stehen. Hierfür nutzen Sie bitte eine der Hallen-Hintergrund-Grafiken, die Sie zum download weiter unten in diesem Leitfaden finden (grüne Balken).

⇒ Ihr ToDo

– Auswählen eines unserer Stand-Templates oder Gestaltung eines individuellen Messestands (ohne unsere Vorlagen)
– Individueller Messestand ohne unsere Vorlagen: Einbinden einer DiMarEx Hallen-Hintergrund-Grafik (Grafik-Vorlage zum download weiter unten)
– Grafik zur Messeplattform hochladen ggfs. mit Hilfe der Dokumentation: Dokumentation zum CMS hier abrufen.

Befüllung Ihres Messestands

Auf Ihrer Messestand Grafik können Sie beliebig viele Hotspots positionieren, über die Besucher Ihre Medien wie Dokumente (pdf), Videos (mp4), Bildergalerien (jpg, png, gif) und einfache Textboxen abrufen können. Für das Hochladen Ihrer Messestand-Grafik und weiterer Medien sowie die Positionierung der Hotspots nutzen Sie das messe-eigene CMS. Selbstverständlich unterstützen wir Sie hierbei, sofern Ihre Fragen nicht in unserer Dokumentation beantwortet werden. Dokumentation zum CMS hier abrufen.

Sehr gerne stehen wir unter Tel. 06151-8002181 oder per Email an: dimarex@expo-ip.com zur Verfügung.

SCHRITT 5: Einbinden des Live Chat Moduls an Ihrem Messestand

Für die Interaktion mit Besuchern binden Sie Ihr favorisiertes Chatsystem über das EXPO-IP CMS ein (z.B. Hubspot, Userlike, Okomo etc.) . Eine kurze Anleitung finden Sie in unserer Online Dokumentation unter:

https://www.expo-ip.com/chat-system-am-messestand-einbindenchat-system_einbinden/

Ein Chatsystem wird NICHT von EXPO-IP bereit gestellt noch supportet.

WERBEMITTEL / MESSESTAND-TEMPLATES

Messestand Templates

Virtueller Messestand in Ihrem Corporate Design

Laden Sie hier die bevorzugte Variante Ihres virtuellen Messestands herunter. Für das Design können Sie Ihrer Kreativität freien Lauf lassen.

Messestand Vorlagen – psd Dateien herunterladen: https://drive.google.com/drive/folders/1hPP_-nL_fR0M2fVa8nKtjZQf1PTwNpiF?usp=sharing

Wenn Sie von den Vorlagen abweichen möchten, dann gestalten Sie Ihren virtuellen Messestand vollkommen individuell. Bitte nutzen Sie einen der DiMarEx Hintergründe, damit dennoch ein einheitliches Messe-Design erhalten bleibt.

Hintergründe (psd, png) herunterladen: https://drive.google.com/drive/folders/1hPP_-nL_fR0M2fVa8nKtjZQf1PTwNpiF?usp=sharing

Hier geht’s zur Online Dokumentation

 

WÄHREND DER DIMAREX

28.09.2020 - 02.10.2020 - Ansprechpartner für Ihren Live Chat während der WebKonferenz Tage

Die DiMarEx findet statt vom 28.09.2020 bis einschließlich 02.10.2020. In dieser Zeit werden sich zahlreiche Besucher auf der virtuellen Messe tummeln und ggfs. auch Ihren Messestand aufsuchen – hauptsächlich in der Zeit der Webkonferenz.

⇒ Ihr ToDo

Bitte stellen Sie sicher, dass in dieser Zeit (Kernzeit von 10-17 Uhr) ein kompetenter Ansprechpartner an Ihrem Messestand für Besucher Ihres LiveChats zur Verfügung steht.

DOKUMENTATION ZUM CMS  |  ONLINE SCHULUNGEN

Dokumentation zur Bedienung des EXPO-IP (DiMarEx) CMS

Die EXPO-IP Dokumentation beschreibt alle für Aussteller relevanten Funktionen. Gibt es dennoch Rückfragen, stehen wir natürlich auch telefonisch gerne zur Verfügung.

HIER geht’s zur Online Dokumentation

 

NACH DER DIMAREX

AUSWERTUNGEN: Teilnehmerberichte | Messestand Besucher | Aufzeichnung | Chatbesucher

Teilnehmerbericht aus Ihrem Vortrag auf der Webkonferenz-Bühne
Nach Ende der Webkonferenz versenden wir den Teilnehmerbericht aus Ihrem Vortrag in der Webkonferenz an den im Aussteller-Infoblatt genannten Ansprechpartner (Ansprechpartner für die Organisation) per Email.

Aufzeichnung Ihres Vortrags

Ebenfalls nach Ende der Webkonferenz stehen alle Aufzeichnungen der Vorträge, die auf der Webkonferenzbühne stattgefunden haben, zur erneuten „Buchung“ im persönlichen Dashboard jedes Besuchers zur Verfügung. Die Teilnehmerliste der „gebuchten“ Aufzeichnung versenden wir nach Ende der DiMarEx an den im Aussteller-Infoblatt genannten Ansprechpartner (Ansprechpartner für die Organisation) per Email.

Die Aufzeichnung Ihres Vortrags senden wir nach Ende der Webkonferenz per WeTransfer an den im Aussteller-Infoblatt genannten Ansprechpartner (Ansprechpartner für die Organisation). Dieser Versand kann sich einige Tage hinziehen.

Abrufdaten Ihrer „geschützten Dokumente“
Automatisch von der EXPO-IP Messeplattform erhalten Sie pro Abruf eine Email mit den Daten des Besuchers, der auf Ihrem Messestand ein „geschütztes Dokument“ heruntergeladen hat. Hierüber kann keine Zusammenfassung oder Protokoll generiert werden, da diese Daten nicht auf dem EXPO-IP System zwischengespeichert werden.

Statistiken zu Chat Besuchern, die ggfs. an Ihrem Messestand den Chat betreten haben, können wir nicht bereitstellen. Hierzu stehen uns keine Informationen zur Verfügung. Bitte prüfen Sie, welche Informationen das von Ihnen gewählte Chat-Tool bereitstellt.

Abruf Statistik „Standbesucher“
Im nächsten Abschnitt (Balken) finden Sie eine kurze Videosequenz, die Ihnen zeigt, wie Sie eine Liste der Standbesucher Ihres Messestands abrufen können.

Wie können die Besucherdaten vom Aussteller / Partner genutzt werden?
Bitte lesen Sie hierzu weiter untern im Abschnitt „Rechtliches“ unsere Hinweise.

RECHTLICHES / DATENSCHUTZ

Wie dürfen Aussteller / Partner die Kontaktdaten der DiMarEx Besucher verarbeiten

Die über EXPO-IP virtuelle Messeplattform gelieferten Besucherdaten können Sie so DSGVO konform weiterverarbeiten:

Jeder DiMarEx Besucher hat – spätestens bei seiner Registrierung zur DiMarEx – die DiMarEx Datenschutzbestimmungen akzeptiert. Bei Anmeldung zu einem Vortrag wird der Besucher zusätzlich in einem zu bestätigenden Dialog darauf hingewiesen, dass bei Teilnahme an der Konferenz (Vortrag) seine gespeicherten Besucherdaten an das referierende Unternehmen weitergegeben werden. 

Zu Fragen der weiteren Verwendung dieser an den jeweiligen Aussteller übermittelten Daten wenden Sie sich bitte an Ihren Datenschutzbeauftragten.

NEWSLETTER 

Sie erhalten von uns eine Liste der Besucher, die sich zu Ihrem Vortrag auf der DiMarEx Webkonferenz angemeldet haben. Sobald der Besucher Ihrem Vortrag in der Konferenz beitritt, wird über ein Kontroll-Fenster abgefragt, ob er von Ihnen einen Newsletter erhalten möchte. Wird dies aktiv bejaht, finden Sie diesen Eintrag in einer separaten Spalte in der von uns gelieferten Anmeldeliste (Liste der Anmeldungen zu Ihrem Vortrag – nicht der gesamten Konferenz) und können diese Besucher Ihrer Newsletter-Empfängergruppe gemäß Vorgaben der DSGVO hinzufügen.

KEINE RECHTSBERATUNG

Wir weisen ausdrücklich darauf hin, dass unsere obigen Ausführungen KEINE Rechtsberatung darstellen. Für die DSGVO-konforme Verwendung der von EXPO-IP übermittelten Besucherdaten ist allein der Aussteller verantwortlich.

Fragen oder Hilfe ?

Gerne stehen wir Ihnen tatkräftig zur Seite – telefonisch oder per E-Mail an dimarex(at)worldbit.de.

+49 (0)6151 – 800 21 81