Teilnahmebedingungen zur virtuellen Veranstaltung DiMarEx

Ergänzend und ggfs. abweichend zu den AGB der Expo-IP GmbH gelten diese allgemeinen Bedingungen für Aussteller und Sponsoren der DiMarEx (im Folgenden „DiMarEx AGB“).

Geregelt sind die Miete von virtuellen Messeständen sowie Vortragsslots im Rahmen der DiMarEx Webkonferenzen zum Zwecke der Präsentation von Produkten und Leistungen. Auch Zusatzleistungen, die in diesem Rahmen erbracht werden, unterliegen diesen AGB. Der Teilnehmer bestätigt, dass er mit der Teilnahme als Aussteller, Sponsor oder Fachvortragender der DiMarEx gewerbliche Ziele verfolgt und diese Vereinbarung in seiner Tätigkeit als Unternehmer (im Folgenden „Teilnehmer“) mit dem Veranstalter  Expo-IP GmbH, Robert-Bosch-Straße 7, 64293 Darmstadt, (im Folgenden „EXPO“) trifft.

Die konkrete Leistungsbeschreibung ergibt sich aus diesen Teilnahmebedingungen und den Angaben im Anmeldeformular. Angebote von EXPO auf Anfragen sind freibleibend und unverbindlich.

Die DiMarEx wird von der Expo-IP GmbH veranstaltet und findet live vom 15. Juni bis 19. Juni 2020 im Internet statt und bleibt als Archiv für Besucher bis zum 26. Juni 2020 abrufbar.

Zustandekommen des Vertrags
1.1 Der Teilnehmer bestellt mit der Übersendung des vollständig ausgefüllten elektronischen Anmeldeformulars einen virtuellen Messestand sowie zugehörige Leistungen gemäß Beschreibung.

1.2 Die DiMarEx AGB werden vom Teilnehmer mit der Online Anmeldung verbindlich anerkannt. Die Anmeldung ist für den Teilnehmer bindend. Der Vertrag zwischen dem Teilnehmer und Expo-IP GmbH kommt mit der vollständigen Zahlung der Teilnahmegebühr zustande.

Leistungen der EXPO
2.1 Der Teilnehmer erhält nach Vertragsabschluss und Zahlung der Teilnahmegebühr den Zugang zu seinem virtuellen Messestand. Mit  Übersendung der Zugangsdaten kann er für die Dauer der Veranstaltung das EXPO-eigene CMS nutzen. Der Teilnehmer kann nach Bedarf seinen virtuellen Messeauftritt jederzeit eigenständig gestalten. Die Zuweisung der Position des virtuellen Messestands im virtuellen Ausstellungsbereich und im  Messekatalog erfolgt durch EXPO. Der Teilnehmer hat keinen Anspruch auf eine bestimmte Platzierung seines Messestands.

2.2 Nach Vertragsabschluss erhält der Teilnehmer folgende Leistungen von EXPO:

• Überlassung des virtuellen Messestands ab Vertragsschluss bis einschließlich 26. Juni 2020
• Kontaktdaten aller Besucher seines virtuellen Messestands nach Ende der Veranstaltung
• Neutrale editierbare Standtemplates als PSD Dateien (Photoshop) für die Gestaltung seines individuellen Messestandes
• 1 Speaker-Slot auf der DiMarEx Webkonferenz
• Anmelde- und Teilnehmerliste zu seinem Vortrag auf der DiMarEx Webkonferenz inkl. Kontaktdaten der Teilnehmer
• Bereitstellung von max. 3 zeitgesteuerten  Webinaren (keine Wiederholungen) am eigenen Messestand am 19. Juni 2020 möglich
• Kontaktdaten aller Besucher, die sich zu seinen zeitgesteuerten Webinaren angemeldet haben
• Echtzeit-Ansicht der Besucher des eigenen Messestands mit Möglichkeit der direkten Ansprache per Live-Chat
• Einbindung eines Kontaktformulars am virtuellen Messestand

Weitergehende Leistungen werden von EXPO kostenpflichtig angeboten.

2.3 Der Teilnehmer hat auf eigene Kosten sicherzustellen, dass er die technischen Voraussetzungen für seine DiMarEx-Beteiligung erfüllt. Insbesondere stellt er sicher – sofern er einen Online Vortrag gebucht hat – dass er alle Voraussetzungen erfüllt, um seinen Vortrag im Rahmen der Webkonferenzen pünktlich und reibungsfrei abzuhalten.

2.4 Nach Erhalt der Auftragsbestätigung werden die Teilnehmer durch E-Mailings über weitere Einzelheiten der Vorbereitung und Durchführung der virtuellen Messe und der Webkonferenzen unterrichtet. Alle Informationen zur Organisation stehen außerdem im  Teilnehmerbereich auf der Website https://dimarex.de zur Verfügung.

2.5 Die Vorträge in der DiMarEx Webkonferenz werden vom Veranstalter aufgezeichnet und für die Dauer der DiMarEx gespeichert. Der Teilnehmer gewährt dem Veranstalter das vollumfängliche Recht, diese Aufzeichnungen – oder Teile davon – allen Besuchern bis zum Ende der Veranstaltung kostenfrei zur Ansicht zur Verfügung zu stellen sowie für folgende DiMarEx Veranstaltung als Werbemedium zu nutzen.

2.6 Um einen Vortrag in der DiMarEx Webkonferenz zu halten ist es zwingend erforderlich, an einer der von EXPO organisierten Online-Generalproben teilzunehmen, um den organisatorischen Ablauf abzusprechen, die Technik zu prüfen und eine Einweisung in die Nutzung der Konferenz-Plattform zu erhalten. Nimmt der Teilnehmer nicht an einem der angebotenen Termine zur Generalprobe teil, verliert er seinen Anspruch auf einen Vortrag in der DiMarEx Webkonferenz sowie auf den Erhalt der Anmeldedaten der Besucher.

Pflichten des Teilnehmers bei optischer und inhaltlicher Gestaltung und Betrieb des virtuellen Messestands
3.1 Für sämtliche Inhalte seines virtuellen Messestands, seien es z.B. Texte, Grafiken, Verlinkungen, Katalogeinträge oder  Konferenz-Ankündigungen trägt der Teilnehmer die alleinige Verantwortung, Rechte Dritter nicht zu verletzen. Er stellt EXPO-IP GmbH von Ansprüchen Dritter frei, die aus der Ausführung des Auftrages, auch wenn er storniert sein sollte, erwachsen. EXPO ist nicht verpflichtet, Eintragungen und Inhalte daraufhin zu überprüfen, ob sie Rechte Dritter beeinträchtigen oder ob sie den wettbewerbsrechtlichen Bestimmungen entsprechen. Sollten Dritte Ansprüche gegen EXPO wegen der rechtlichen bzw. wettbewerbsrechtlichen Unzulässigkeit des Eintrages geltend machen, so stellt der Teilnehmer EXPO von sämtlichen geltend gemachten Ansprüchen einschließlich sämtlicher Kosten notwendiger Rechtsverteidigung auf erstes Anfordern frei.

3.2 Der Teilnehmer verpflichtet sich, während der gesamten Laufzeit der DiMarEx Webkonferenz, den LiveChat an seinem virtuellen Messestand mit mindestens einem kompetenten Mitarbeiter in der Zeit von 09:00 Uhr – 17:00 Uhr online zu besetzen und in dieser Zeit Anfragen von Besuchern zu beantworten. EXPO behält sich vor, im Falle der Missachtung, den virtuellen Messestand des Teilnehmers solange zu deaktivieren, bis der Chat wieder durch den Teilnehmer betreut wird.

3.3 Der Teilnehmer gestattet dem Veranstalter die Verwendung seines Logos sowie die von ihm im Rahmen der DiMarEx bereitgestellten Informationen und Medien zum Zwecke von Werbemaßnahmen für diese und zukünftige DiMarEx Veranstaltungen.

Anmeldebestätigung, Stornierung der Teilnahme
4.1 Der Teilnehmer kann bis 14 Tage nach Zugang der Anmeldebestätigung ohne Begründung von seiner Teilnahme kostenfrei zurücktreten. Der Rücktritt ist schriftlich bei EXPO anzuzeigen.

4.2 Sollte eine wirtschaftliche Durchführung der DiMarEx aufgrund zu geringer Teilnehmerzahlen unmöglich sein, kann EXPO vom Vertrag zurücktreten und die Veranstaltung absagen. EXPO wird dann die Teilnehmer umgehend informieren und eventuell bereits gezahlte Teilnahmegebühren vollständig rückerstatten. Weitergehende Ansprüche des Teilnehmers sind ausgeschlossen, soweit EXPO nicht Vorsatz oder grobe Fahrlässigkeit zur Last liegt.

4.3 Muß die DiMarEx aufgrund nicht vorhersehbarer höherer Gewalt abgesagt werden, tragen die Vertragspartner ihre bis zu diesem Zeitpunkt entstandenen Kosten selbst.

EU DSGVO – Google Analytics
5.1 Im Rahmen der DiMarEx erhebt der Teilnehmer persönliche Daten der Besucher – somit unterliegt der Teilnehmer den Pflichten der EU DSGVO und muss eine Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO mit EXPO treffen. Eine entsprechende Vereinbarung wird dem Teilnehmer mit der Anmeldebestätigung zugesandt.

Zahlung und Fälligkeit
6.1 Alle genannten Preise sind Nettopreise und verstehen sich zuzüglich der gesetzlichen Mehrwertsteuer.

6.2 Der Rechnungsbetrag ist 10 Tage nach Erhalt der Rechnung fällig. Gerät der Teilnehmer in Verzug, ist EXPO berechtigt, Verzugszinsen in Höhe von 6% p.a. einzufordern.

6.3 Erst nach Zahlungseingang der vollständigen Teilnahmegebühr erhält der Teilnehmer den Zugang zum DiMarEx-CMS, über das er seinen virtuellen Messestand und den Katalogeintrag verwaltet. EXPO behält sich vor, diesen Zugang zu sperren, wenn der Rechnungsbetrag nicht bis zum unter 6.2 genanntem Fälligkeitstermin auf dem Konto von EXPO eingegangen ist.

6.4 Fertigstellung des virtuellen Messestands durch den Teilnehmer
Der Teilnehmer bestätigt, dass er seinen virtuellen Messestand bis zum 08. Juni 2020 sowohl grafisch, als auch mit Inhalten befüllt und in die DiMarEx einstellt. EXPO behält sich vor, im Falle des Termin-Verzugs und der Nicht-Befüllung den virtuellen Messestand des Teilnehmers auf der DiMarEx zu deaktivieren.

6.5 Einreichung der Fachvorträge für die DiMarEx Webkonferenz
Der Teilnehmer bestätigt, dass er Titel und Kurzbeschreibung seiner Fachvorträge samt eines Fotos des Referenten bis spätestens zum 01. Mai 2020 einreicht. EXPO behält sich vor, im Falle des Termin-Verzugs dem Teilnehmer sein Anrecht auf den Sprecher-Slot zu entziehen. In Absprache mit EXPO können Titel, Beschreibung und Referent nach dem 01. Juni 2020 im Ausnahmefall verändert werden.

Sonstiges
7.1 EXPO behält sich Änderungen und Ergänzungen vor, welche die technische Plattform sowie den Datenschutz betreffen.

7.2 Dieser Vertrag und sämtliche Verpflichtungen, die sich daraus ergeben, unterliegen deutschem Recht. Gerichtsstand und Erfüllungsort ist 64293 Darmstadt. Sollten einzelne  Bestimmungen dieser Teilnahmebedingungen oder eine Bestimmung im Rahmen sonstiger Vereinbarungen ganz oder teilweise unwirksam sein oder werden, so wird dadurch nicht die Rechtswirksamkeit der übrigen Bestimmungen berührt. An ihre Stelle soll eine angemessene Regelung treten, die der Absicht der unwirksamen oder fehlenden Bestimmung am ehesten entspricht.

Stand: 11/2019